Decreto Executivo n.º 37/23 - Regulamento Interno para o Levantamento e Instrução de Processos de Atrasados do Ministério do Interior

CAPÍTULO I

DISPOSIÇÕES GERAIS

SECÇÃO I

OBJECTO, ÂMBITO E GRUPO TÉCNICO

Artigo 1.º

Objecto

O presente Regulamento estabelece as regras para o levantamento, análise e instrução dos processos de atrasados contraídos pelo Órgão Ministério do Interior, abreviadamente, MININT.

Artigo 2.º

Âmbito

O presente Regulamento é aplicável a todos os processos elegíveis à instrução, no âmbito da dívida pública interna, atrasada, contraída pelo Ministério do Interior, incluindo a dos seus Serviços Executivos Directos.

Artigo 3.º

Grupo Técnico

1. 1. O Grupo Técnico para o Tratamento dos Atrasados (GTTA) é o núcleo encarregue de proceder ao levantamento, análise e instrução dos processos de atrasados, contraídos pelo Ministério do Interior, bem como de toda a tramitação processual de certificação de dívida.
2. 2. O GTTA está sujeito a medidas sancionatórias, por acção ou omissão, ainda que, a título de negligência, pela inobservância dos diplomas referidos no Artigo 4.º do presente Regulamento.

SECÇÃO II

PRINCÍPIOS E ATRIBUIÇÕES

Artigo 4.º

Princípios

1. 1. O GTTA deve observar os princípios previstos nos regulamentos disciplinares, de especialidade, de cada um dos seus membros.
2. 2. O pessoal do regime geral deve observar o previsto em diploma legal que regula a disciplina da Função Pública.

Artigo 5.º

Atribuições

• O GTTA tem as seguintes atribuições:
  1. a)- Receber, dos credores, analisar e instruir os processos de atrasados;
  2. b)- Enviar convocatórias aos fornecedores para o comparecimento nas reuniões de trabalho;
  3. c)- Reunir com os credores para proceder ao levantamento detalhado do acervo documental que sustenta as reclamações dos créditos relativos aos anos em análise;
  4. d)- Solicitar aos credores as respectivas contas correntes, referentes aos anos em análise, bem como toda a documentação de suporte;
  5. e)- Produzir, classificar, arquivar e controlar a documentação de suporte;
  6. f)- Zelar pelo apuramento dos pressupostos legais e factuais de forma a prevenir pagamentos indevidos, duplicados, parciais ou incorrectos, das reclamações apresentadas ao Ministério do Interior;
  7. g)- Prestar suporte no que se refere às inconsistências e divergências dos processos;
  8. h)- Facilitar a comunicação, transparência e o diálogo entre os credores e o Ministério das Finanças, no âmbito de toda a informação relativa ao processo;
  9. i)- Propor a inclusão de técnicos especializados para o tratamento de matérias específicas;
  10. j)- Solicitar apoio metodológico especializado aos serviços competentes, sempre que necessário;
  11. k)- Desempenhar as demais tarefas que lhe forem conferidas por lei ou determinadas superiormente.

CAPÍTULO II

ORGANIZAÇÃO

SECÇÃO I

ORGANIZAÇÃO EM GERAL

Artigo 6.º

Estrutura

1. 1. O GTTA tem a seguinte composição:
   1. a)- Responsável da Direcção de Planeamento e Finanças - Coordenador;
   2. b)- Responsável-Adjunto da Direcção de Planeamento e Finanças - Coordenador-Adjunto;
   3. c)- Directores de Finanças dos Serviços Executivos Directos;
   4. d)- Chefes de Departamento da Direcção de Planeamento e Finanças, nomeadamente:
      1. i. Chefe do Departamento de Gestão Orçamental e Finanças;
      2. ii. Chefe do Departamento de Planeamento;
      3. iii. Chefe do Departamento da Contratação Pública.
   5. e)- Um representante do Gabinete Jurídico;
   6. f)- Um representante da Direcção de Logística;
   7. g)- Um representante da Direcção de Administração e Serviços;
   8. h)- Um representante da Direcção de Infra-Estruturas e Equipamentos;
   9. i)- Um representante da Direcção de Telecomunicações e Tecnologias de Informação;
   10. j)- Representantes das Delegações Provinciais, aquando do tratamento das respectivas dívidas;
   11. k)- Outro pessoal técnico a ser indicado, oportunamente, pelo Ministro do Interior.
2. 2. Os membros do GTTA, previstos nas alíneas e), f), g), h) e j), são indicados pelos responsáveis máximos das áreas a que pertencem, mediante solicitação do coordenador do GTTA.

SECÇÃO II

ORGANIZAÇÃO EM ESPECIAL

Artigo 7.º

Coordenador

• O coordenador do GTTA é o seu responsável máximo, ao qual compete:
  1. a)- Coordenar, organizar, dirigir e fiscalizar todas as actividades do GTTA;
  2. b)- Indicar pontos focais para as comunicações entre as equipas internas e os credores;
  3. c)- Assegurar a aplicação adequada do presente Regulamento e demais legislação aplicável, relativa aos procedimentos e critérios para a instrução dos processos;
  4. d)- Aprovar a proposta de periodicidade das reuniões de trabalho;
  5. e)- Convocar as reuniões de trabalho;
  6. f)- Garantir a realização das reuniões, com uma antecedência, mínima, de quarenta e oito horas de notificação, e apresentar a respectiva documentação de suporte;
  7. g)- Indicar o secretário da reunião;
  8. h)- Convocar representantes dos Serviços de Apoio Técnico, sempre que necessário;
  9. i)- Promover a salvaguarda da confidencialidade e demais princípios deontológicos e disciplinares.

Artigo 8.º

Coordenador-Adjunto

1. 1. O Coordenador do GTTA é coadjuvado, no exercício das suas funções, por um Coordenador Adjunto, que exerce as competências que lhe forem delegadas.
2. 2. O Coordenador-Adjunto é, automaticamente, substituto do Coordenador, nas ausências e impedimentos daquele, bem como nos trabalhos técnicos a serem desenvolvidos pelo GTTA.

Artigo 9.º

Serviços Executivos Directos

Os Diretores de Finanças dos Serviços Executivos Directos serão chamados a intervir no processo, sempre que a dívida contraída for referente ao respectivo serviço de especialidade.

Artigo 10.º

Integrantes do GTTA

Os integrantes do GTTA devem exercer as suas tarefas no âmbito das respectivas competências funcionais.

Artigo 11.º

Técnicos

O pessoal técnico constitui o elemento de apoio especializado ao qual compete a realização de todo o trabalho de busca, análise, avaliação, compilação dos procedimentos e critérios para a instrução dos processos.

CAPÍTULO III

TRAMITAÇÃO PROCESSUAL

Artigo 12.º

Procedimentos

• Para o levantamento da informação e apuramento dos valores em dívida, devem ser considerados os seguintes procedimentos:
  1. a)- Levantamento e análise de facturas;
  2. b)- Recebimento das Guias de Entrega de Bens ou serviços prestados, comprovadamente, com assinatura e carimbo de recebimento;
  3. c)- Consolidação e sistematização da informação;
  4. d)- Reconciliação da informação;
  5. e)- Acta ou relatório da conformação do processo;
  6. f)- Instrução do processo;
  7. g)- Inserção dos dados no SIGFE;
  8. h)- Validação e emissão da Declaração de Reconhecimento da Dívida;
  9. i)- Remessa da Declaração de Dívidas para o Ministério do Interior;
  10. j)- Relatório final do processo.

Artigo 13.º

Levantamento e Análise de Facturas

• Durante a fase de levantamento da dívida pública e dos dados recolhidos, o GTTA classifica a dívida da seguinte forma:
  1. a)- Bens e serviços;
  2. b)- Investimento.

Artigo 14.º

Consolidação e Sistematização da Informação

• Após a realização dos procedimentos previstos, nos termos do Artigo anterior, o GTTA, na fase de consolidação da informação deve:
  1. a)- Solicitar as contas correntes aos credores;
  2. b)- Dar tratamento e proceder ao monitoramento da informação.

Artigo 15.º

Reconciliação da Informação

• Na fase de reconciliação da informação, o GTTA deve:
  1. a)- Analisar e reconciliar entre contas correntes e ficheiros de facturas;
  2. b)- Reunir com os credores;
  3. c)- Prestar suporte na análise pós reuniões.

Artigo 16.º

Instrução do Processo

• Além dos aspectos previstos nos termos do Regulamento sobre os Procedimentos e Critérios para o Pagamento de Atrasados, observa-se o seguinte:
  1. a)- O credor deve comparecer diante do GTTA, na fase de elaboração do relatório de fundamentação para a remessa da instrução do processo da dívida, devendo-lhe ser dado o direito a uma segunda convocatória em caso de ausência na primeira;
  2. b)- As actas e o expediente final devem ser assinados por todos os membros do GTTA, e remetidos ao Director de Planeamento e Finanças do Ministério do Interior, na qualidade de Coordenador do GTTA, que, depois de apreciar o processo, o submete para apreciação e parecer da Inspecção-Geral do MININT;
  3. c)- Após pronunciamento da Inspecção-Geral do Ministério do Interior, a mesma remete o processo ao Director de Planeamento e Finanças do MININT, que submete ao Ministro do Interior;
  4. d)- O Ministro do Interior valida o expediente previsto nos termos da alínea anterior, orienta a emissão da Declaração de Reconhecimento da Dívida ou não, no SIGFE, bem como a remessa do processo ao MINFIN;
  5. e)- Ao GTTA caberá a emissão de uma certidão de impossibilidade de reconhecimento da dívida reclamada, sempre que o credor notificado não comparecer, após a segunda convocatória, e não justificar a sua ausência num prazo de três dias a seguir à data marcada para a audiência;
  6. f)- Se a falta, prevista nos termos do número anterior, não for justificada, implicará a suspensão do tratamento do processo, bem como o não reconhecimento da dívida, pelo Ministro do Interior.

Artigo 17.º

Relatório de Andamento do Processo

• Na fase da elaboração do Relatório de andamento do processo, o GTTA deve:
  1. a)- Comunicar os envolvidos;
  2. b)- Desenvolver o relatório do processo.

Artigo 18.º

Inserção dos Dados no SIGFE

1. 1. A fase de inserção dos processos no SIGFE implica a sua prévia validação e aceitação como dívida pública do Ministério do Interior.
2. 2. Para cada caso concreto, podem ser solicitados os seguintes documentos necessários para a inserção dos processos no SIGFE:
   1. a)- Ofício que solicita a disponibilização do bem ou a prestação do serviço prestado ao Ministério do Interior;
   2. b)- Cartas de cobrança de pagamento;
   3. c)- Contrato;
   4. d)- Adenda;
   5. e)- Auto de medição;
   6. f)- Factura validada;
   7. g)- Auto de recepção provisória ou definitiva do bem ou serviço.
3. 3. Para cada caso concreto, devem ser solicitados os seguintes documentos necessários para a inserção dos processos no SIGFE:
   1. a)- Guia de Entrega de Bens ou folha de obra;
   2. b)- Acta de negociação ou de reconciliação;
   3. c)- Conta corrente reconciliada;
   4. d)- Declaração de Reconhecimento da Dívida;
   5. e)- Documentação da entidade contratada;
   6. f)- Documentação pessoal dos responsáveis da entidade contratada;
   7. g)- Documentação pessoal dos gestores do Ministério do Interior;
   8. h)- Podem ainda ser inseridos outros documentos quando solicitados pela Unidade de Gestão da Dívida Pública - UGD, ou pela Inspecção-Geral da Administração do Estado - IGAE.

Artigo 19.º

Validação e Emissão da Declaração de Reconhecimento da Dívida

Após a inserção, no SIGFE, da documentação prevista nos termos do Artigo anterior, deve ser emitida a Declaração de Reconhecimento da Dívida, a ser assinada pelo fornecedor, pelo Director de Planeamento e Finanças do Ministério do Interior e pelo gestor máximo do MININT.

Artigo 20.º

Remessa da Declaração de Dívidas para MINFIN

Após a assinatura da Declaração de Reconhecimento da Dívida, a mesma deve ser anexada ao processo a ser remetido à UGD/MINFIN, através do SIGFE.

Artigo 21.º

Acompanhamento do Andamento do Processo

Durante o período em que o processo estiver sob alçada da UGD e IGAE, o Ministério do Interior e o fornecedor têm acesso para o acompanhamento do mesmo, através do SIGFE e do portal do fornecedor, mediante o cadastro destes.

Artigo 22.º

Relatório Final da Conclusão do Processo

1. 1. Após o pagamento da dívida pela UGD, o GTTA convida, no prazo de dez dias, a entidade contratada para a elaboração do relatório final.
2. 2. Após o arquivamento do processo, fica vedada ao fornecedor nova reclamação referente à dívida relacionada com o mesmo.
3. 3. Sempre que, em sede de apuramento de dívida, existir uma parte não reconhecida pelo Ministério do Interior, a mesma deve ser da responsabilidade do MININT, cuja liquidação resulta da negociação entre este e o credor, tendo em atenção o espaço fiscal existente para o enquadramento e consequente regularização financeira, nos termos das Regras de Execução do Orçamento vigente.

CAPÍTULO IV

DISPOSIÇÕES FINAIS

Artigo 23.º

Quórum

1. 1. As reuniões só podem ter lugar com a presença de, pelo menos, 60% dos membros permanentes, incluindo o pessoal técnico especializado.
2. 2. Constitui quórum funcional, ou administrativo, a existência de documentação suficiente e representação multidisciplinar para a realização da reunião.
3. 3. As deliberações são tomadas à pluralidade das posições dos membros do GTTA, os pareceres técnicos especializados e os termos da lei, tendo o Coordenador voto de qualidade.
4. 4. As deliberações são vinculativas a todos os membros do GTTA, independentemente da sua presença.

O Ministro, Eugénio Cesar Laborinho.