Decreto Executivo n.º 209/24 - Regulamento Interno do Gabinete de Organização e Conformidade do Ministério das Finanças

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Definição

O Gabinete de Organização e Conformidade, abreviadamente designado por «GOC», é o serviço de apoio técnico encarregue de assegurar, em coordenação com as diferentes áreas do Ministério, a conformidade de processos e procedimentos internos, bem como da execução do Orçamento Geral do Estado no Sistema Integrado de Gestão Financeira do Estado (SIGFE).

Artigo 2.º

Competências

• O Gabinete de Organização e Conformidade tem as seguintes competências gerais:
  1. a) Assegurar a conformidade e regularidade das operações do Ministério no Sistema Integrado de Gestão Financeira do Estado (SIGFE) de modo que sejam realizadas de forma transparente, responsável e eficaz;
  2. b) Realizar avaliações sobre o SIGFE em todos os serviços e órgãos afectos à estrutura interna do Ministério e órgãos superintendidos;
  3. c) Garantir que as operações do Ministério estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis;
  4. d) Assegurar que as operações do Ministério sejam realizadas de forma eficiente e eficaz, de acordo com os objectivos previamente definidos;
  5. e) Promover a protecção dos activos do Ministério contra perdas ou danos, através de controlos adequados;
  6. f) Promover a identificação e investigação, com vista à redução do risco de fraude e corrupção no Ministério;
  7. g) Promover a melhoria da transparência e da responsabilidade no Ministério;
  8. h) Propor a adopção das melhores metodologias e modelos organizacionais aplicáveis às Finanças Públicas, incluindo alterações e melhorias na estrutura organizacional e de processos do Ministério;
  9. i) Assegurar o desenvolvimento e cumprimento de políticas, normas, processos e procedimentos internos, bem como propor medidas correctivas sempre que se afigurar necessário, para a garantia da inovação, modernização administrativa, melhoria e eficiência dos órgãos e serviços do Ministério;
  10. j) Promover a uniformização e padronização dos documentos utilizados no Ministério;
  11. k) Conduzir e apoiar projectos de transformação e melhoria de desempenho dos processos de negócio do Ministério;
  12. l) Avaliar a gestão e resultados das entidades referidas na alínea anterior através de controlo de desempenho operacional e financeiro;
  13. m) Propor directrizes para os gestores públicos sobre as melhores práticas de gestão orçamental e financeira;
  14. n) Reportar ao Ministro das Finanças, para efeitos inspectivos pelo órgão competente da Administração Pública, sempre que verifique, a prática de infracções financeiras ou quando não tenham sido apresentados, nos prazos fixados, os relatórios de execução do orçamento, as contas e outros documentos exigidos por lei;
  15. o) Identificar as tendências de riscos financeiros e orçamentais e comunicar ao Ministro das Finanças;
  16. p) Exercer as demais competências estabelecidas por lei ou determinadas superiormente.

Artigo 3.º

Competências específicas

• O Gabinete de Organização e Conformidade tem as seguintes competências específicas:
  1. 1. No Domínio da Organização:
     1. a) Propor a adopção das melhores metodologias e modelos organizacionais aplicáveis às Finanças Públicas, incluindo alterações e melhorias na estrutura organizacional e de processos do Ministério;
     2. b) Assegurar o desenvolvimento e cumprimento de políticas, normas, processos e procedimentos internos, bem como propor medidas correctivas sempre que se afigurar necessário, para a garantia da inovação, modernização administrativa, melhoria e eficiência dos órgãos e serviços do Ministério;
     3. c) Promover a uniformização e padronização dos documentos utilizados no Ministério;
     4. d) Conduzir e apoiar projectos de transformação e melhoria de desempenho dos processos de negócio do Ministério;
     5. e) Avaliar a gestão e resultados das entidades referidas na alínea anterior através de controlo de desempenho operacional e financeiro;
     6. f) Propor directrizes para os gestores públicos sobre as melhores práticas de gestão orçamental e financeira;
     7. g) Propor, em geral, orientações e metodologias sobre as matérias relacionadas com a actividade do Ministério;
     8. h) Exercer as demais competências que lhe sejam superiormente determinadas.
  2. 2. No Domínio da Conformidade:
     1. a) Assegurar a conformidade e regularidade das operações do Ministério no e fora do Sistema Integrado de Gestão Financeira do Estado (SIGFE), de modo que sejam realizadas de forma transparente, responsável e eficaz;
     2. b) Realizar avaliações sobre o SIGFE em todos os serviços e órgãos afectos à estrutura interna do Ministério e órgãos superintendidos;
     3. c) Garantir que as operações do Ministério estejam em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis;
     4. d) Promover a protecção dos activos do Ministério contra perdas ou danos, através de controlos adequados;
     5. e) Promover a identificação e investigação com vista à redução do risco de fraude e corrupção no Ministério;
     6. f) Promover, em colaboração com o Departamento de Organização, a melhoria da transparência e da responsabilidade no Ministério;
     7. g) Identificar as tendências de riscos financeiros e orçamentais; e
     8. h) Exercer as demais competências que lhe sejam superiormente determinadas.

CAPÍTULO II

Estrutura Interna

Artigo 4.º

Estrutura orgânica

• O Gabinete de Organização e Conformidade compreende os seguintes órgãos e serviços:
  1. a) Director;
  2. b) Conselho de Coordenação;
  3. c) Secção Administrativa.

SECÇÃO I

Órgãos

Artigo 5.º

Director

1. 1. O Gabinete de Organização e Conformidade é dirigido por um Director, equiparado a Director Nacional nomeado por Despacho do Ministro das Finanças, ao qual compete o seguinte:
   1. a) Representar o Gabinete;
   2. b) Organizar e dirigir os serviços do Gabinete;
   3. c) Propor ao Ministro das Finanças a nomeação e exoneração do Chefe de Secção do Gabinete de Organização e Conformidade;
   4. d) Dirigir a elaboração e a execução do plano de trabalho do Gabinete;
   5. e) Assegurar o cumprimento das leis e outros diplomas a nível do Gabinete;
   6. f) Emitir ordens de serviço, instrutivos e circulares no domínio das atribuições do Gabinete;
   7. g) Reportar ao Ministro das Finanças, para efeitos inspectivos pelo órgão competente da Administração Pública, sempre que verifique, a prática de infracções financeiras ou quando não tenham sido apresentados, nos prazos fixados, os relatórios de execução do orçamento, as contas e outros documentos exigidos por lei;
   8. h) Comunicar ao Ministro das Finanças sobre as tendências de riscos financeiros e orçamentais;
   9. i) Propor assuntos para discussão no Conselho de Direcção e Consultivo do Ministério das Finanças;
   10. j) Convocar e presidir ao Conselho de Coordenação do Gabinete;
   11. k) Promover a participação activa dos funcionários e agentes ao serviço do Gabinete, na execução das tarefas que lhe são atribuídas e na solução dos problemas que lhe são afectos;
   12. l) Garantir a melhor utilização dos recursos humanos, materiais e financeiros atribuídos ao Gabinete;
   13. m) Assegurar a manutenção de relações de colaboração entre o Gabinete e os restantes órgãos do Ministério;
   14. n) Garantir que todos os funcionários do Gabinete sejam avaliados nos termos da legislação vigente;
   15. o) Exercer as demais competências que lhe sejam acometidas por lei ou determinadas superiormente.
2. 2. Nas suas ausências e durante os seus impedimentos, o Director é substituído por um Técnico por si designado.

Artigo 6.º

Conselho de Coordenação

1. 1. O Conselho de Coordenação é o órgão de consulta do Director do Gabinete, o qual integra o Director e o Chefe de Secção, competindo-lhe:
   1. a) Analisar e dar parecer sobre todos os assuntos de interesse para o Gabinete;
   2. b) Aprovar a proposta do plano de actividades;
   3. c) Aprovar o relatório de actividades do Gabinete antes de ser remetido ao Ministro das Finanças;
   4. d) Apreciar os assuntos a serem submetidos aos Conselhos de Direcção e Consultivo do Ministério;
   5. e) Apreciar e dar subsídios sobre assuntos relevantes relativos ao âmbito de actividades do Gabinete e a ele submetido;
   6. f) Discutir e propor as alterações necessárias ao bom funcionamento do Gabinete.
2. 2. Podem, igualmente, participar no Conselho de Coordenação técnicos e outras entidades internas ou externas que o Director entenda convocar para tratamento de questões específicas.
3. 3. O Secretariado do Conselho de Coordenação é assegurado pela Secção Administrativa.
4. 4. O Conselho de Coordenação reúne-se, ordinariamente, uma vez por trimestre e, extraordinariamente, sempre que convocado pelo Director.
5. 5. A agenda do Conselho de Coordenação é estabelecida pelo Director com base nos assuntos por si anotados e nas propostas submetidas pelos integrantes do Conselho.

SECÇÃO II

Serviço de Apoio Administrativo

Artigo 7.º

Secção Administrativa

1. 1. A Secção Administrativa é o órgão de apoio administrativo ao Gabinete, à qual compete:
   1. a) Promover de forma permanente e sistemática, o aperfeiçoamento das actividades administrativas, bem como o aumento da produtividade dos serviços;
   2. b) Apoiar o Conselho de Coordenação, em conformidade com as orientações definidas, na preparação das reuniões e na divulgação das respectivas deliberações;
   3. c) Participar, em articulação com as áreas de especialidade, dos procedimentos de aquisição bens, equipamentos e serviços a afectar ao Gabinete;
   4. d) Assegurar a recepção, registo, classificação, distribuição e expedição de toda a correspondência recebida;
   5. e) Assegurar a realização das reuniões do Gabinete, Departamentos e Secções;
   6. f) Assegurar a gestão de stocks e o aprovisionamento de bens e serviços necessários e adequados ao funcionamento do Gabinete;
   7. g) Assegurar os serviços de secretariado, atendimento geral, de relações públicas e de comunicação do Gabinete;
   8. h) Organizar, gerir e assegurar a organização contínua do acervo documental do Gabinete, conforme o plano geral de arquivo do Ministério;
   9. i) Inventariar os bens patrimoniais afectos ao Gabinete e ter o ficheiro actualizado sobre esses bens;
   10. j) Propor medidas de melhoria da gestão do património afecto ao Gabinete;
   11. k) Controlar e gerir a efectividade dos funcionários e colaboradores do Gabinete e elaborar os respectivos mapas de efectividade;
   12. l) Propor alterações e garantir o cumprimento das Normas e Procedimentos relacionados à cultura organizacional do Gabinete;
   13. m) Organizar e supervisionar o serviço dos estafetas;
   14. n) Garantir o atendimento ao público dirigido ao Gabinete;
   15. o) Exercer as demais competências que lhe sejam superiormente determinadas.
2. 2. A Secção Administrativa é dirigida por um Chefe de Secção, nomeado por Despacho do Ministro das Finanças, sob proposta do Director, a quem compete:
   1. a) Organizar, coordenar e controlar as actividades da Secção de que são responsáveis;
   2. b) Transmitir as orientações ao pessoal da Secção e zelar pela sua execução;
   3. c) Representar e responder pelas actividades da Secção;
   4. d) Participar na elaboração dos planos de actividades do Departamento e controlar a execução das tarefas afectas à Secção;
   5. e) Proceder à avaliação do desempenho anual do pessoal da Secção nos termos das normas aplicáveis;
   6. f) Assegurar a troca de comunicações entre entidades externas e o Gabinete;
   7. g) Assegurar que as reuniões e os encontros de trabalho do Gabinete sejam secretariados, orientando, para o efeito, a elaboração de actas e relatórios;
   8. h) Exercer, a seu nível, o poder disciplinar sobre o pessoal da Secção, nos termos da legislação vigente;
   9. i) Zelar pelo uso racional e conservação do património estritamente afecto à Secção;
   10. j) Colaborar na elaboração do relatório de actividades internas, de acordo com as orientações superiores;
   11. k) Exercer as demais competências que lhe sejam superiormente determinadas.
3. 3. Nas suas ausências, o Chefe de Secção é substituído pelo técnico por si designado.

CAPÍTULO III

Quadro de Pessoal

Artigo 8.º

Quadro de pessoal

O quadro de pessoal do Gabinete de Organização e Conformidade do Ministério das Finanças é o que consta do Anexo I ao presente Regulamento Interno, do qual é parte integrante.