Decreto Executivo n.º 207/24 - Regulamento Interno do Gabinete de Comunicação Institucional do Ministério das Finanças

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Artigo 1.º

Definição

O Gabinete de Comunicação Institucional, abreviadamente designado por «GCI», é o serviço de apoio técnico ao qual compete implementar, coordenar e monitorizar as políticas de comunicação institucional do Ministério das Finanças.

Artigo 2.º

Competências gerais

• O Gabinete de Comunicação Institucional tem as seguintes competências gerais:
  1. a) Elaborar o plano de comunicação institucional em consonância com as directivas metodológicas emanadas pelo Sector da Comunicação Social, e em consonância com as actividades do Ministério das Finanças;
  2. b) Apresentar planos de gestão de crise, bem como propor acções de comunicação que se manifestem oportunas;
  3. c) Elaborar os discursos, os comunicados e todo o tipo de mensagens a serem emanadas pelo Ministro ou pelos Secretários de Estado;
  4. d) Divulgar a actividade desenvolvida pelo Ministério das Finanças e responder aos pedidos de informação dos Órgãos de Comunicação Social;
  5. e) Participar na organização dos eventos institucionais e servir de guia no acompanhamento de visitas à instituição;
  6. f) Gerir a documentação e informação técnica e institucional;
  7. g) Actualizar o portal de internet e toda a comunicação digital do Ministério das Finanças;
  8. h) Produzir conteúdos informativos para a divulgação nos diversos canais de comunicação, podendo-se, para o efeito, contratar serviços especializados;
  9. i) Propor e desenvolver campanhas de publicidade e marketing sobre o Ministério das Finanças, devidamente articuladas com as orientações estratégicas emanadas pelo Sector da Comunicação Social;
  10. j) Supervisionar as acções de comunicação dos órgãos superintendidos do Ministério que possuam, na sua estrutura e funcionamento, um Gabinete de Comunicação Institucional;
  11. k) Apoiar a concepção e realização de acções de comunicação de todos os órgãos superintendidos do Ministério que não tenham na sua estrutura ou em funcionamento um Gabinete de Comunicação Institucional; e
  12. l) Exercer as demais competências estabelecidas por lei ou determinadas superiormente.

Artigo 3.º

Competências específicas

• O Gabinete de Comunicação Institucional tem as seguintes competências específicas:
  1. 1. No domínio da Comunicação Institucional:
     1. a) Desenvolver a política de comunicação do Ministério das Finanças, sedimentada nos seus valores, mantê-la actualizada e garantir o seu estrito cumprimento;
     2. b) Orientar normativa e metodologicamente os serviços do Ministério, em matéria de comunicação;
     3. c) Organizar e gerir os eventos de natureza comunicacional do Ministério, bem como assegurar a sua divulgação e acesso, desde que autorizado superiormente;
     4. d) Administrar e gerir os acessos às plataformas de comunicação e redes sociais do Ministério das Finanças;
     5. e) Propor campanhas de publicidade e marketing sobre o Ministério das Finanças, devidamente articuladas com as orientações estratégicas emanadas pelo Ministério da Comunicação Social;
     6. f) Produzir, seleccionar, recolher e compilar informação sobre matérias de interesse público para a actualização diárias das distintas plataformas comunicacionais em uso na instituição;
     7. g) Recolher, seleccionar, compilar e reproduzir informações sobre outros Órgãos da Administração Central do Estado, do Sector Empresarial Público e Privado, das associações profissionais e da sociedade civil, que sejam de interesse do Ministério das Finanças;
     8. h) Seleccionar e dar tratamento adequado, no domínio da Comunicação Institucional, às notícias e informações veiculadas através de Meios de Comunicação Social, relacionadas com a actividade do Ministério das Finanças;
     9. i) Assessorar as entidades do Ministério em matéria de comunicação e cooperar com os Órgãos de Comunicação Social, prestando-lhes informações autorizadas sobre as actividades do Ministério;
     10. j) Elaborar e manter actualizado, em articulação com as demais áreas do Ministério, o manual de identidade institucional, bem como garantir o seu cumprimento, enquanto instrumento regulador da imagem interna e externa do Ministério;
     11. k) Verificar a autenticidade dos canais de comunicação apresentados como sendo os oficiais do Ministério e responder adequada e atempadamente a toda a comunicação dirigida pelo público em geral ao Ministério;
     12. l) Exercer as demais competências que lhe sejam superiormente determinadas.
  2. 2. No domínio de Documentação e Informação:
     1. a) Garantir o desenvolvimento e implementação das políticas, normas e regulamentos inerentes à gestão da documentação, informação e arquivos do Ministério em todos os seus formatos, em conformidade com as boas práticas internacionais;
     2. b) Monitorizar a qualidade, bem como as estatísticas da documentação produzida e veiculada no Ministério de modo a optimizar a sua utilização;
     3. c) Orientar normativa e metodologicamente os serviços do Ministério, quanto à gestão da documentação, informação e arquivo;
     4. d) Proceder à recolha e tratamento da documentação técnica produzida pelas diferentes áreas do Ministério para a publicação, tendo como base a política de gestão da informação e o regulamento de conservação e arquivo em vigor no Ministério das Finanças;
     5. e) Planear e proceder à eliminação de documentos, findo o tempo de retenção administrativa obrigatória, e assegurar a transferência das séries de conservação permanente para o arquivo histórico;
     6. f) Contribuir para o desenvolvimento do conhecimento técnico, científico e cultural mediante a aquisição e disponibilização do acesso, ao acervo bibliográfico sobre sua gestão, de acordo com as normas, recomendações, protocolos e vigentes;
     7. g) Colocar à disposição dos funcionários do Ministério a documentação técnico-científica necessária ao apoio na execução das actividades estatutárias e a elevação do seu nível técnico-profissional;
     8. h) Cooperar com outros órgãos do ramo da gestão da informação no desenvolvimento de políticas e orientações sobre a aplicação de tecnologia à gestão da informação e arquivo;
     9. i) Promover e coordenar a implementação de tecnologias de apoio à gestão documental, informação e arquivo do Ministério, em estreita articulação com os Serviços de Tecnologias de Informação;
     10. j) Acompanhar, de forma contínua, e garantir o melhor funcionamento dos sistemas de gestão documental, informação e arquivo do Ministério, em estreita articulação com os Serviços de Tecnologias de Informação;
     11. k) Gerir os centros de documentação, informação e arquivo do Ministério à sua guarda e responsabilidade, garantindo a disponibilidade de espaço, capacidade e condições de instalação e preservação de todo acervo documental;
     12. l) Promover a desmaterialização de processos, assim como a redução dos índices de impressão de documentos;
     13. m) Exercer as demais competências que lhe sejam superiormente determinadas.
  3. 3. No Domínio Multimédia:
     1. a) Definir a orientação visual das campanhas, identidade visual e conceitos criativos estáticos e em movimento para vídeos, apresentações e outros materiais de comunicação;
     2. b) Gerir a componente multimédia, contemplando a criação de vídeos institucionais, documentários, edição, entrevistas e pronunciamentos, garantindo qualidade técnica e uma narrativa coesa;
     3. c) Assegurar a cobertura audiovisual dos eventos do Ministério das Finanças;
     4. d) Desenvolver material gráfico para a impressão (folhetos, agendas, cartazes, revistas, banners, brochuras e relatórios);
     5. e) Desenvolver companhas de publicidade e marketing sobre o Ministério das Finanças, em articulação com as orientações estratégicas emanadas pelo Ministério da Comunicação Social; e
     6. f) Exercer as demais tarefas que lhe sejam atribuídas superiormente.

CAPÍTULO II

Estrutura Interna

Artigo 4.º

Estrutura orgânica

• O Gabinete de Comunicação Institucional compreende os seguintes órgãos e serviços:
  1. a) Direcção;
  2. b) Conselho de Coordenação;
  3. c) Secção Administrativa.

SECÇÃO I

Órgãos

Artigo 5.º

Director

1. 1. O Gabinete de Comunicação Institucional é dirigido por um Director, equiparado a Director Nacional nomeado por Despacho do Ministro das Finanças, a quem compete:
   1. a) Representar o Gabinete em todos os actos;
   2. b) Organizar e dirigir os serviços do Gabinete, bem como elaborar e executar o seu plano de trabalho;
   3. c) Dirigir as reuniões de trabalho e de auscultação do Gabinete;
   4. d) Assegurar a manutenção de relações de trabalho com os restantes órgãos do Ministério e relações de colaboração com os Órgãos de Comunicação Social;
   5. e) Exercer, ao seu nível, a acção disciplinar sobre o pessoal do Gabinete nos termos da legislação vigente;
   6. f) Assegurar a execução das leis e outros diplomas legais a nível do Gabinete;
   7. g) Emitir ordens de serviço, instrutivos e circulares no domínio das atribuições do Gabinete;
   8. h) Conceber, em articulação com o Gabinete de Recursos Humanos, políticas de recrutamento e provimento de novos funcionários e agentes administrativos para o quadro de pessoal do Gabinete;
   9. i) Propor assuntos para a discussão no Conselho Técnico e Directivo do Ministério das Finanças;
   10. j) Garantir uma melhor e adequada utilização de recursos humanos, materiais e financeiros, atribuídos ao Gabinete;
   11. k) Convocar e presidir ao Conselho de Coordenação do Gabinete;
   12. l) Garantir que todos os funcionários sujeitos, nos termos da legislação vigente, sejam avaliados;
   13. m) Desempenhar as demais tarefas que lhe sejam superiormente atribuídas.
2. 2. Nas suas ausências e durante o seu impedimento, o Director designa o Técnico que o substitui.

Artigo 6.º

Conselho de Coordenação

1. 1. O Conselho de Coordenação é o órgão de consulta do Director do Gabinete de Comunicação Institucional, o qual integra o Director e a Secção Administrativa, competindo-lhe o seguinte:
   1. a) Analisar e dar parecer sobre todos os assuntos de interesse do Gabinete;
   2. b) Aprovar a proposta do plano de actividades;
   3. c) Aprovar o relatório de actividades do Gabinete antes de ser remetido à entidade competente;
   4. d) Apreciar os assuntos a serem submetidos aos Conselhos de Direcção e Consultivo do Ministério;
   5. e) Apreciar e dar subsídios sobre assuntos relevantes relativos ao âmbito de actividades do Gabinete de Comunicação Institucional; e
   6. f) Discutir e propor as alterações necessárias ao bom funcionamento do Gabinete.
2. 2. Podem igualmente participar no Conselho de Coordenação, técnicos e outras entidades internas ou externas que o Director entenda convocar, para tratamento de questões específicas.
3. 3. O Secretariado do Conselho de Coordenação é assegurado pela Secção Administrativa.
4. 4. O Conselho de Coordenação reúne-se, ordinariamente, uma vez por trimestre e, extraordinariamente, quando for convocado pelo Director.
5. 5. A agenda de trabalho do Conselho de Coordenação é definida pelo Director com base nos assuntos por si anotados e nas propostas submetidas pelos integrantes do Conselho.

SECÇÃO II

Serviço de Apoio Administrativo

Artigo 7.º

Secção Administrativa

• A Secção Administrativa é o órgão de apoio administrativo ao Director Nacional ao qual compete:
  1. a) Assegurar a recepção, distribuição, preparação, expedição, arquivo da correspondência e documentação do Gabinete;
  2. b) Organizar e assegurar o bom funcionamento do arquivo do Gabinete;
  3. c) Apoiar o Conselho de Coordenação, em conformidade com as orientações definidas, na preparação das reuniões e na divulgação das respectivas deliberações;
  4. d) Assegurar a provisão dos bens, serviços e equipamentos indispensáveis ao normal funcionamento do Gabinete;
  5. e) Organizar e preparar a documentação referente aos assuntos a submeter a despacho;
  6. f) Inventariar os bens patrimoniais afectos ao Gabinete e ter o ficheiro actualizado sobre esses bens;
  7. g) Propor medidas de melhoria da gestão do património afecto ao Gabinete;
  8. h) Controlar o livro de ponto do Gabinete, bem como o plano anual de férias dos funcionários e elaborar os respectivos mapas de efectividade de serviço;
  9. i) Proceder à compilação dos relatórios de actividades internas e submeter à aprovação do Director;
  10. j) Garantir o atendimento ao público dirigido ao Gabinete; e
  11. k) Realizar as demais competências que lhe sejam atribuídas pelo Director.

Artigo 8.º

Chefe de Secção

1. 1. A Secção Administrativa é dirigida por um Chefe de Secção, nomeado por despacho do Ministro das Finanças, sob proposta do Director Nacional, a quem compete:
   1. a) Organizar, coordenar, controlar e orientar a execução das funções acometidos à Secção Administrativa;
   2. b) Transmitir as orientações ao pessoal do serviço e zelar pela sua execução;
   3. c) Representar e responder pelas actividades do serviço;
   4. d) Elaborar planos de tarefas de acordo com a prioridade das mesmas e aplicar normas para a sua execução;
   5. e) Proceder à avaliação do desempenho anual do pessoal da Secção nos termos das normas aplicáveis;
   6. f) Assegurar o estabelecimento dos contactos entre as entidades externas com o Director, e os demais funcionários;
   7. g) Assegurar que as reuniões e os encontros de trabalho do Gabinete sejam secretariados, elaborando, para o efeito, as respectivas actas e relatórios;
   8. h) Exercer, a seu nível, o poder disciplinar sobre o pessoal do serviço, nos termos da legislação vigente; e
   9. i) Realizar as demais competências que lhe sejam atribuídas pelo Director.
2. 2. Na sua ausência, o Chefe da Secção Administrativa é substituído pelo Técnico por si designado.

CAPÍTULO III

Disposições Finais

Artigo 9.º

Quadro de pessoal

O quadro de pessoal do Gabinete de Comunicação Institucional do Ministério das Finanças é o que consta do Anexo I ao presente Regulamento Interno, do qual é parte integrante.